We zoeken als gemeenteleden de verbinding met God en met elkaar. We willen actief bezig zijn met onze missie en visie. En bewust deel uitmaken van het kerkverband. Dit gaat niet vanzelf. Daarom is er een Kerkenraad, die leiding geeft, initiatieven van gemeenteleden en gebruik van talenten stimuleert en verantwoordelijk is voor het beleid. De uitvoering van het beleid is gedelegeerd aan de Bestuursraad, twee pastorale raden en de Diaconie. Ook zijn er taak- en werkgroepen, die een belangrijke rol hebben in het werk in de kerk.
Voor het omzien naar elkaar is de gemeente ingedeeld in huiskringen.
Wij beschrijven hierna de samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van deze raden en groepen.
Kerkenraad
De samenstelling van de Kerkenraad is:
- de predikanten
- de huiskringouderlingen
- de jongerenouderlingen
- de ouderling met de speciale taak van algemeen scriba
- de ouderlingen met de speciale taak van voorzitter van de pastorale raad
- de ouderlingen met de speciale taak van sectiescriba
- de ouderling met de speciale taak van penningmeester en
- de voorzitter, secretaris en penningmeester van de diaconie (zie onder Diaconie).
De kerkelijk werker (indien aanwezig) neemt als adviseur deel aan de vergaderingen.
De voorzitters van de pastorale raden zijn voorzitter van de Kerkenraad.
De Kerkenraad is kaderstellend en controlerend.
Kaderstelling vindt plaats door het strategische beleid vast te stellen. De missie en visie is richtinggevend voor dat beleid.
Het beleid betreft:
- Het pastorale en diaconale werk in de gemeente. De Kerkenraad heeft de taak om de leden van de gemeente en de gemeente als geheel te bewaren bij Christus als Heer. De Kerkenraad draagt daarom de zorg voor de verkondiging van Gods woord, de pastorale zorg, de bediening van Heilig Avondmaal en Doop en de diaconale zorg.
- De uitvoering van het pastoraat is gedelegeerd aan de Pastorale raden.
- De uitvoering van de diaconale taak is gedelegeerd aan de Diaconie.
- De inrichting van de kerkdiensten, het onderwijs aan jongeren, materiële en financiële beleidszaken zijn de verantwoordelijkheid van de Kerkenraad.
De Kerkenraad heeft deze taken gedelegeerd aan de Bestuursraad. De Bestuursraad heeft (een deel van) de uitvoering van die taken in mandaat opgedragen aan taak- en werkgroepen.
Door de Kerkenraad wordt op voorstel van de Bestuursraad voor elk kerkelijk jaar (september tot en met augustus) een beleidsagenda vastgesteld. En voor elk kalenderjaar wordt een begroting vastgesteld. Na afloop van een jaar bespreekt de kerkenraad de uitvoering van het beleid en stelt de kerkenraad de jaarrekening vast.
De Kerkenraad toetst de uitvoering van het beleid door de Bestuursraad, de Pastorale raden en de Diaconie.
De Kerkenraad kan tijdelijke commissies benoemen voor de uitvoering van specifieke taken.
Dit geldt onder andere voor het beroepen van een predikant. Dit is geregeld in de Regeling voor het beroepen van predikanten. Ook kan gedacht worden aan een bouwcommissie of een commissie die de opdracht krijgt met een voorstel te komen voor een specifiek onderwerp.
De Kerkenraad is eindverantwoordelijk voor “personeel in dienst” en voor het functioneren van ambtsdragers.
De kerkenraad besluit over de inzet van predikanten, kerkelijk werkers en kosters en over de omvang van die inzet. De werkgeversrol is gedelegeerd aan de Bestuursraad. Besluiten over het beroepen van een predikant zijn niet gedelegeerd. De Kerkenraad besluit daarover, nadat over een voorstel voor een beroep de gemeente in een gemeentevergadering heeft kunnen spreken en stemmen.
Besluiten over gevolgen van het functioneren van predikanten, kerkelijk werkers en kosters (zoals schorsing, ontslag, losmaking) zijn niet gedelegeerd; de Kerkenraad besluit daarover.
De kerkenraad schorst een ouderling of diaken die een openbare of in ander opzicht ernstige zonde begaat, zijn ambt verwaarloost of misbruikt of de ambtelijke waarschuwingen negeert. Voorafgaand aan de schorsing is overleg met een landelijke commissie. Voor een besluit tot afzetting is goedkeuring van de regiovergadering nodig.
Dit is geregeld in artikel B18 van de Kerkorde. Deze taak kan niet worden gedelegeerd.
De kerkenraad is verantwoordelijk voor de benoeming van bepaalde functies.
Dit gaat om de functies van:
- Algemeen scriba. De procedure voor verkiezing en benoeming van algemeen scriba is vastgelegd in de Regeling voor talstelling en verkiezing van ouderlingen en diakenen. De scriba wordt voor 4 jaar benoemd. Eventuele verlenging is beschreven in de genoemde regeling.
- Functionaris gegevensbescherming. De benoeming is voor onbepaalde tijd.
- De benoeming is voor 4 jaar. Deze periode kan met één keer vier jaar worden verlengd.
De Kerkenraad vergadert minimaal twee keer per jaar.
In die vergaderingen wordt beleid vastgesteld en wordt de uitvoering van het beleid getoetst.
De Kerkenraad komt verder bijeen op verzoek van één van de pastorale raden, op verzoek van de bestuursraad of op verzoek van tenminste vijf kerkenraadsleden.
De agenda voor de vergaderingen wordt voorbereid door de Bestuursraad. De vergaderingen worden bekendgemaakt aan de gemeente.
Pastorale raden
Voor de uitvoering van het pastorale beleid en de pastorale zorg zijn er twee pastorale raden. Eén voor de gemeenteleden in sectie Oost en één voor de gemeenteleden in sectie West.
In de pastorale raad zitten de predikant, de huiskringouderlingen, een jongerenouderling, een ouderling met de speciale taak van voorzitter en een ouderling met de speciale taak van sectiescriba.
De procedure voor verkiezing en benoeming van ouderlingen is vastgelegd in de Regeling voor talstelling en verkiezing van ouderlingen en diakenen. De pastorale raad geeft voor de eigen sectie uitvoering aan die regeling.
De ouderlingen worden voor 4 jaar benoemd. Eventuele verlenging is beschreven in de genoemde regeling.
Elke ouderling draagt zorg voor één of meer huiskringen en stimuleert (samen met de diaken en de huiskringcoördinator) het functioneren van de huiskringen.
De pastorale raden zijn verantwoordelijk voor de indeling in huiskringen. In de vergaderingen van de pastorale raden wordt het functioneren en de omvang van de huiskringen (periodiek, minimaal een keer per jaar) besproken.
De jongerenouderling onderhoudt pastoraal contact met jongeren van 17 jaar tot en met ongeveer 25 jaar.
De pastorale zorg vindt plaats binnen het beleid dat door de Kerkenraad is vastgesteld. De ouderlingen geven pastorale zorg door het voeren van gesprekken met gemeenteleden en huiskringen. Zij stimuleren gemeenteleden in het volgen van Jezus. De ouderlingen houden toezicht op de verkondiging van het woord (onder andere door periodieke preekbesprekingen), toezicht op het onderwijs aan jongeren, onderling toezicht, behandelen inkomende en uitgaande attestaties, huwelijksaanvragen.
Als gemeenteleden opvattingen of levensstijl hebben, die niet passen bij het dienen van God en Zijn gemeente, dan gaat de pastorale raad daarover met die gemeenteleden in gesprek.
De pastorale raden stemmen regelmatig de uitvoering van beleid met elkaar af.
Diaconie
De Diaconie bestaat uit diakenen. Alle diakenen zijn ambtsdrager en worden per sectie gekozen en benoemd. De procedure voor verkiezing en benoeming van diakenen is vastgelegd in de Regeling voor talstelling en verkiezing van ouderlingen en diakenen.
De diakenen worden voor 4 jaar benoemd. Eventuele verlenging is beschreven in de genoemde regeling.
De voorzitter van de Diaconie heeft een medebestuurlijke taak en is daarom lid van de Kerkenraad en de Bestuursraad. De secretaris en de penningmeester van de Diaconie kunnen de voorzitter vervangen. In de regel zal één van hen bij de kerkenraadsvergadering aanwezig zijn. Zij hebben alle drie stemrecht en hebben het recht om ook alle drie aanwezig te zijn en mee te stemmen.
De Kerkenraad heeft aan de Diaconie verantwoordelijkheden en bevoegdheden gedelegeerd. De Diaconie is bevoegd besluiten te nemen over diaconaal beleid en steunverlening.
De Diaconie stelt aan het begin van een kerkelijk jaar een jaarplan op en legt deze (via de Bestuursraad) ter goedkeuring voor aan de kerkenraad. Na afloop van het seizoen wordt (kort) verslag gedaan van de uitvoering van het plan.
Ieder kalenderjaar wordt de begroting en wordt de jaarrekening (via de Bestuursraad) ter goedkeuring aan de kerkenraad aangeboden. Bij de jaarrekening is een verslag van een kascontrolecommissie opgenomen.
Elke diaken heeft de zorg voor één of meer huiskringen en stimuleert (samen met de ouderling en de huiskringcoördinator) het functioneren van de huiskringen.
De diakenen geven troost en praktische steun aan gemeenteleden die dat nodig hebben. En de diakenen stimuleren gemeenteleden om te zien naar mensen die dat nodig hebben, ook buiten de Koningskerk.
De belangrijkste kernwoorden van het diaconaat zijn:
- Naastenliefde, zorg voor de medemens.
- Dienstbetoon, het geven van enigerlei hulp.
- Gerechtigheid, recht doen aan hen die onder onrecht lijden.
- Rentmeesterschap, alles wat wij als leden van Christus’ gemeente hebben ontvangen, dienen we op een juiste manier te beheren.
De volgende diaconale principes zijn belangrijk om invulling te geven aan de kernwoorden:
- Niemand in de gemeente mag ongetroost leven onder druk van ziekte, eenzaamheid of armoede (zie bevestigingsformulier voor ambtsdragers).
- Niemand in de gemeente mag gebrek hebben, te kort komen (zie bijv. Handelingen 2 : 45).
- De naaste is niet altijd lid van onze gemeente (zie bijv. Lucas 10 : 25 – 37).
- Wij als leden van Christus’ gemeente mogen Gods gaven niet alleen voor onszelf gebruiken (zie bijv. 2 Korinthiërs 8 : 1 – 15).
Bestuursraad
De samenstelling van de Bestuursraad is:
- de predikant(en),
- de ouderling met de speciale taak van algemeen scriba,
- de ouderlingen met de speciale taak van voorzitter van een pastorale raad,
- de ouderling met de speciale taak van scriba van een pastorale raad,
- de ouderling met de speciale taak van penningmeester,
- de voorzitter van de Diaconie.
De kerkelijk werker is adviseur van de Bestuursraad.
De leden van de bestuursraad zijn ook leden van de Kerkenraad.
De kerkenraad heeft aan de Bestuursraad verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen (gedelegeerd). De opdracht aan de Bestuursraad is als volgt samen te vatten:
- De besluitvorming door de Kerkenraad met betrekking tot strategische -, beleidsmatige – en financiële kaders voor te bereiden.
- Uitvoering te geven aan de strategische -, beleidsmatige – en financiële kaders die door de Kerkenraad zijn vastgesteld.
De bestuursraad is bevoegd om besluiten te nemen over de dagelijkse gang van zaken en situaties die zich kunnen voordoen binnen deze kaders, de vastgestelde beleidsagenda en de begroting.
Voor de uitvoering van een deel van de taken kan de Bestuursraad taakgroepen instellen en leden daarvoor benoemen. De Bestuursraad stelt de opdracht aan een taakgroep vast. De taakgroepen voeren de taken namens de Bestuursraad uit (=uitvoeringsmandaat[1]). De Bestuursraad blijft verantwoordelijk en draagt geen bevoegdheden over.
[1] de Bestuursraad (=mandaatverlener) neemt zelf de principe-beslissing (zegt wat er moet gebeuren), maar laat de invulling (hoe het moet gebeuren) over aan de taakgroep (=gemandateerde)
De bestuursraad stelt voor een kerkelijk jaar een beleidsagenda op en legt deze ter goedkeuring voor aan de kerkenraad.
De Bestuursraad stelt de begroting en de jaarrekening vast, die door of in opdracht van de Taakgroep Financiën & beheer zijn opgesteld. De vastgestelde begroting en de vastgestelde jaarrekening worden ter goedkeuring aan de kerkenraad aangeboden. Bij de jaarrekening is een verslag van de kascontrolecommissie opgenomen.
De Bestuursraad treedt op als werkgever van predikanten, kerkelijk werker en kosters. De werkgeversrol voor kosters is door de Bestuursraad opgedragen aan de Taakgroep Financiën & beheer.
De Bestuursraad wijst de afgevaardigden aan naar de regiovergaderingen van het kerkverband. Als regel is één van de afgevaardigden één van de predikanten.
Huiskringen
De gemeente is ingedeeld in huiskringen. Het doel van huiskringen is dat een kleine groep gemeenteleden vanuit de liefde van God meeleeft met elkaar, elkaar opbouwt in het leven met God en dienstbaar is in hun omgeving.
De volgende vier kernwaarden geven aan wat er van huiskringen wordt verwacht:
- Gemeenschap (kerk in het klein, liefde voor God en elkaar, zorgen voor elkaars geloof)
- Bijbel (de Bijbel gaat open)
- Gebed (gebed voor elkaar en anderen)
- Dienstbaarheid (geloof handen en voeten geven, zout en licht zijn in de wereld).
Een kring bestaat uit 7–12 volwassenen, geografisch ingedeeld en bestaande uit verschillende generaties. Ieder lid van de gemeente is ingedeeld. De bijeenkomsten van de huiskringen worden door de leden van de kringen zelf geregeld.
Elke huiskring heeft een kringcoördinator, een kringouderling en een kringdiaken. De rollen staan beschreven in het Visiedocument huiskringen. Dit document is vastgesteld door de Kerkenraad in maart 2019.
In de regel wordt minimaal één keer per jaar overleg georganiseerd van ouderling, diaken en coördinator van één huiskring. Als een huiskring een pastoraal werker heeft, is die ook bij het overleg aanwezig. Het initiatief voor het overleg ligt in de eerste plaats bij de ouderling. Het overleg is bedoeld om kennis en ervaringen met elkaar te delen en de nodige pastorale en diaconale zorg op elkaar af te stemmen.
Taakgroepen
Voor de uitvoering van beleid kan de Bestuursraad taakgroepen instellen. Elke taakgroep krijgt een instructie van de Bestuursraad met een opdracht en de kaders waarbinnen die opdracht moet worden uitgevoerd. Die opdrachten zijn in een volgend hoofdstuk in deze regeling beschreven.
Leden van de taakgroepleden zijn gemeenteleden. Zij worden door de Bestuursraad benoemd. Voor de benoeming wordt advies gevraagd aan de huiskringouderling en / of de Pastorale raad van de sectie waarin het gemeentelid woont.
De benoeming is voor vier jaar. Het is mogelijk deze benoeming met één periode van 4 jaar te verlengen.
De taakgroepen leggen jaarlijks hun plannen inclusief een begroting voor aan de Bestuursraad. Na afloop van een jaar leggen taakgroepen verantwoording af aan de Bestuursraad.
De volgende taakgroepen zijn ingesteld:
- Eredienst
- Financiën & beheer
- Kenia mission
- Kinderwerk
- Jeugd
- Schepping
Elke taakgroep heeft een contactpersoon vanuit de Bestuursraad.
Functionaris gegevensbescherming
De Kerkenraad heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris heeft de opdracht het privacy beleid op te stellen en actueel te houden. De Functionaris gegevensbescherming geeft advies over en houdt toezicht op de uitvoering van het beleid. Op basis van Wet- en regelgeving en interne afspraken kan de Functionaris bindende aanwijzingen geven. Ingeval van verschillen van inzicht hierover kan de Kerkenraad een uitspraak doen.
Penningmeester
De penningmeester wordt door de Kerkenraad benoemd. De benoeming geldt voor een periode van 4 jaar. En kan één keer met een periode van 4 jaar worden verlengd.
De penningmeester is mede bestuurlijk verantwoordelijk en lid van de Bestuursraad en de Kerkenraad. Hij is vanuit de Bestuursraad contactpersoon voor de Taakgroep Financiën & beheer.
De verantwoordelijkheid voor het financiële beleid is door de Kerkenraad aan de Penningmeester gedelegeerd. De penningmeester werkt nauw samen met de Boekhouder. De Penningmeester is bevoegd, na overleg met de Taakgroep Financiën & beheer, met de Bestuursraad besluiten te nemen binnen de kaders van zijn opdracht en binnen de door de Kerkenraad vastgestelde beleids- en financiële kaders. De Penningmeester is verantwoordelijk voor het te voeren en gevoerde (financiële) beleid en legt daarover (samen met de Bestuursraad) verantwoording af aan de kerkenraad.
Overige functies en taken
Binnen de Koningskerk zijn meer gemeenteleden, die taken uitvoeren in opdracht van de Kerkenraad en/of de Bestuursraad. We noemen de volgende rollen / taken:
- Ouderenpastoraat
- Intern vertrouwenspersoon
- Kerkelijk bureau
- Archivaris
- Communicatie (inclusief beheer scipio-app, website, facebook, instagram).
Een beschrijving van deze rollen / taken en de bereikbaarheid staat op de website.
Over het nemen van besluiten
Kerkenraad, Pastorale raden, Diaconie, Bestuursraad en taakgroepen regelen hun eigen werkwijze. Uitgangspunt is dat zaken alleen worden behandeld en daarover wordt besloten als die zijn geagendeerd en dus voorbereid.
Besluiten worden genomen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die hiervoor zijn beschreven en/of daarvoor aangewezen personen.
Aan de bespreking en stemming over besluiten wordt niet deelgenomen door de personen die direct of indirect belang hebben bij het te nemen besluit. Elke schijn van eigen belang moet worden vermeden.
Als over een onderwerp een besluit genomen moet worden, moet minimaal tweederde deel van deelnemers aan de vergadering instemmen met de behandeling van het onderwerp.
Besluiten kunnen alleen genomen worden als de meerderheid van de leden aanwezig is. Besluiten worden zoveel als mogelijk met algemeen goedvinden genomen.
Als een stemming nodig is, wordt een besluit genomen bij een meerderheid van stemmen. Bij staken van stemmen is het voorstel verworpen.
Over personen wordt schriftelijk gestemd. Bij staken van stemmen over personen wordt de jongste kandidaat verkozen verklaard.
Geheimhouding is vereist
Kerkenraadsleden en overige werkers in de Kerk nemen de vereiste geheimhouding in acht. Dit geldt voor alle informatie die zij bij de uitoefening van hun ambt, dienst, functie of taak krijgen en die een vertrouwelijk karakter dragen. Ambtsdragers beloven bij hun bevestiging dat ze vertrouwelijk omgaan met wat in vertrouwen aan hem of haar verteld wordt.
Binnen de Koningskerk is een privacy beleid van kracht.
Kerkenraadsleden en leden van Taakgroepen moeten gebruikmaken van de gedigitaliseerde infrastructuur van de Koningskerk. Het is niet toegestaan privé mailadressen voor ambtelijk/kerkelijk werk te gebruiken. Voor opslag van documenten moet SharePoint worden gebruikt.